档案管理制度常用格式

档案管理制度是企业管理制度的重要组成部分，下面爱看美文网为大家详细介绍档案管理制度常用格式。

文件与档案是企业的宝贵资产，是企业信息资源的有形载体。档案管理制度的根本目的是保存保护档案文件，以便充分利用档案文件，发挥其价值。当企业规模较小时，档案管理制度内容也会相对简单，制度形式往往以一个层次的条项式来编排内容。当企业文件或档案数量较大时，内容也相对具体、丰富，制度内容层次会在两个以上。档案文件管理属于特定的专业管理，其管理制度的制定应该由企业文秘部门和档案管理部门的专业人员制定，然后以企业名义颁布实施。在此，仅简要介绍一下档案管理制度应该包括的基本内容和一般格式。档案管理制度的基本结构与主要内容档案管理制度一般包括总则、文件处理流程、管理组织、档案实体管理办法、附则等。其中，档案实体管理办法又包括档案收集、档案实体管理、档案利用等，具体包括归档范围、立卷要求、档案收集、档案编目、密级和保管期限划分、档案实体存放、档案借阅、档案编研、档案鉴定、档案销毁、奖惩制度、附则等部分。1.总则总则的内容主要交代制定本制度的依据、目的和意义等。2.文件处理流程文件处理是各个部门职权履行的过程，具有严格的程序性和规定性。这部分内容一般规定文件处理的程序、规则，以及各部门的职责和任务等。该部分内容在档案管理制度中并非必备内容，有些企业会另行规定。3.管理组织文件处理与档案管理部门的设置一般在企业组织设置中已经包括，在此应该是档案部门内部组织的设置与具体职责和管理任务的界定，以保证文件档案管理工作顺利开展。但是，有些企业在组织设置基本制度中已有明确具体规定的，在该制度中可以省略此部分内容。4.档案实体管理办法档案实体管理办法是该制度的主要内容。档案实体管理办法主要明确档案收集、档案实体管理和档案利用的基本工作内容与要求。（1）档案收集。档案收集部分包括归档范围、立卷要求、移交程序和时间等内容。这部分工作是文件处理部门和档案部门的交汇点，制度应该明确职责分工，以免互相扯皮。（2）档案实体管理。档案实体管理的基本内容包括档案编目、密级确定、保管期限划分、档案实体存放与保护、档案鉴定与销毁等。这是档案部门的基本工作内容规范，可以保证档案实体管理工作正常运行。（3）档案利用。档案利用是档案管理价值的最终体现。档案利用一般包括各部门的档案资料借阅利用和档案部门根据现有档案资料进行的编研成果利用。同时，制度应该对档案资料的利用进行严格的程序和权限规定。5.附则附则一般是对制度的补充解释，如制度的执行时间、执行部门等。文件档案管理制度拟写的注意事项在拟写文件档案管理制度时，应该特别注意以下几点。（1）管理制度都是组织意志的集中体现，具有普遍约束力。制度设计要合理、周延，对于有关文件档案使用的责权要明确。文件档案是组织的重要信息资源，如果出现丢失、损毁、泄露等问题，要明确追究责任。（2）文件档案管理制度是具体的执行性管理制度，内容一定要切实可执行，制度的内容要符合企业的具体实际情况，以有利于档案文件保护和再利用为基本前提。（3）符合国家公文和档案管理相关法律、法规规定，企业制度规定不能与国家或行业法律、法规相抵触。